GF:n toimittajien ja palveluntarjoajien tietosuojailmoitus

1. Tämän ilmoituksen kattavuus

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan, miten käsittelemme henkilötietojasi GF:n toimittajana tai palveluntarjoajana maksutoimeksiantojen, asiakkaan tuntemista koskevien velvoitteiden (KYC) ja due diligence -tarkastusten yhteydessä.

Tämän tietosuojailmoituksen tarkoituksena on antaa sinulle kaikki olennaiset tiedot henkilötietojesi käsittelystä, mukaan lukien mitä henkilötietoja kerätään, mitkä ovat käsittelyn perusteet ja perustelut sekä mitkä ovat oikeutesi näiden henkilötietojen suhteen.
.
2. Kuka olemme (rekisterinpitäjä)

Tämän tietosuojailmoituksen mukaisissa käsittelytoimissa GF AG ja sen asiaankuuluvat tytäryhtiöt toimivat rekisterinpitäjinä sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti. Georg Fischer AG kuuluu Georg Fischer -konserniin, jonka kotipaikka on Schaffhausen, Sveitsi (jäljempänä GF).

Voit ottaa yhteyttä konsernimme tietosuojavastaavaan osoitteessa dataprotection@georgfischer.com.

Jos haluat tehdä henkilötietojasi koskevan pyynnön, käytä tätä tietosuojalomaketta tai paikallisia GF:n verkkosivustoja. Näin varmistetaan, että GF voi vastata pyyntöihisi nopeasti ja tehokkaasti.

3. Kenen henkilötietoja GF käsittelee?

GF käsittelee tietoja GF:n toimittajien, alihankkijoiden, myyjien, palveluntarjoajien, kumppaneiden, yhteisyrityskumppaneiden, konsortiokumppaneiden sekä tutkimus- ja kehityskumppaneiden edustajista, työntekijöistä, johtajista ja toimihenkilöistä (”toimittaja”). Tähän voivat kuulua myös luettelossa mainitut osapuolet ennen virallisen suhteen solmimista (”potentiaalinen toimittaja”).

4. Mitä henkilötietoja GF käsittelee?

GF voi käsitellä seuraavia tietoja, mukaan lukien:
• Perustiedot yhteystiedoista, kuten: nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, asema;
• Pätevyystiedot;
• Henkilötunnus (jos yrityksen Y-tunnusta ei ole saatavilla);
• Tiedot toimittajan projekteista;
• Tiedot toimittajilta ja potentiaalisilta toimittajilta tilatuista tuotteista ja palveluista sekä tiedot tuotteista ja palveluista, joita toimittajat ja potentiaaliset toimittajat tarjoavat GF:lle;
• Tiedot toimittajan ja potentiaalisen toimittajan kanssa pidetyistä kokouksista ja muista toiminnoista;
• Tiedot toimittajan ja potentiaalisen toimittajan kanssa käydyn viestinnän sisällöstä ja tavasta (esim. sähköposti, tekstiviesti);
• Nykyisten toimittajien mieltymykset vapaa-ajan aktiviteeteissa toimittajasuhteiden ylläpitämiseksi; ja
• Potentiaalisten toimittajien mieltymykset vapaa-ajan aktiviteeteissa toimittajien markkinointitarkoituksiin.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

GF käsittelee henkilötietojasi ainoastaan tiettyihin tarkoituksiin, joilla on asianmukainen oikeusperusta.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksina ovat viestintä toimittajien ja potentiaalisten toimittajien kanssa sekä GF:n suhteiden hallinnointi toimittajiin ja potentiaalisiin toimittajiin, mukaan lukien toimittajien ja potentiaalisten toimittajien henkilötietojen käsittely. Tällaisia tarkoituksia ovat:
• toimittajien ja potentiaalisten toimittajien velvoitteiden täyttämisen varmistaminen GF:ää kohtaan sekä GF:n velvoitteiden täyttäminen toimittajia ja potentiaalisia toimittajia kohtaan;
• toimittajan, potentiaalisen toimittajan tai GF:n velvoitteiden ja/tai vastuiden käsittely, arviointi ja täytäntöönpano;
• GF:n oikeuksien käyttäminen;
• toimittajasuhteiden ylläpitäminen ja kehittäminen;
• sitovien tai ei-sitovien asiakirjojen, kuten tarjousten, hallinnointi, mukaan lukien tarjouspyynnöt;
• toimittaja- tai potentiaalisen toimittajasuhteen luominen toimittajan tai potentiaalisen toimittajan ja GF Building Flow Solutionsin välille;
• toimittajien markkinointi- ja viestintätarkoitukset, mukaan lukien toimittajien markkinointitutkimusten toteuttaminen, suoramarkkinointi, automatisoitu markkinointi, toimittajille ja potentiaalisille toimittajille tiedottaminen uusista ominaisuuksista, uusista tuotteista tai lanseerauksista sekä erikoistarjouksista;
• tuotevastuukysymysten hallinnointi ja käsittely;
• GF:n palveluiden ja tuotteiden kehittäminen; sekä
• tilastolliset ja analyyttiset tarkoitukset, mukaan lukien verkkosivustojen analytiikka.

6. Käsittelyn oikeusperusta

Henkilötietojen kerääminen ja käsittely voivat perustua siihen, että käsittely on välttämätöntä toimittajan tai potentiaalisen toimittajan ja GF:n välisen sopimuksen täyttämiseksi. Lisäksi henkilötietojen käsittely voi perustua GF:n oikeutettuihin etuihin. Nämä edut johtuvat toimittajan tai potentiaalisen toimittajan ja GF:n välisestä suhteesta.
Lisäksi GF voi lähettää sähköistä suoramarkkinointia toimittajille ja potentiaalisille toimittajille heidän suostumuksensa perusteella, jos tällainen suostumus vaaditaan sovellettavan lainsäädännön nojalla. Suostumustasi käytetään vain, jos kyseinen suostumus tällaisten henkilötietojen käyttöön on erillinen muista suostumuksista, tietoinen ja vapaaehtoisesti annettu. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa käyttämällä GF:n tietosuojalomakkeita.
7. Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti kunkin rekisteröidyn itseltä, henkilöstön toimesta tai verkkosivuston tai sovellusten kautta. Julkisesti saatavilla olevien lähteiden lisäksi henkilötietoja voidaan joissakin tilanteissa, sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa, kerätä muista lähteistä kuin suoraan rekisteröidyltä, esimerkiksi GF:n alihankkijoilta tai palveluntarjoajilta.

Jos tilaat GF:n palveluja tai täytät lomakkeen GF:n palvelujen tilaamiseksi, GF voi käyttää myös teknisiä keinoja, kuten ”pikseli”-seurantatyökaluja, seuratakseen tiettyjä lokitietoja siitä, onko viestejä avattu tai lähetetty. Voit kieltäytyä tästä seurannasta milloin tahansa.

GF ilmoittaa jokaiselle rekisteröidylle tietojen käsittelystä, mukaan lukien mahdolliset kolmansien osapuolten tietolähteet ja näistä lähteistä kerätyt tiedot, sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Tiedot syötetään suojattuihin henkilötietokantoihin joko GF:n henkilöstön, alihankkijoiden tai palveluntarjoajien toimesta tai itse, kun annat kyseiset tiedot vapaaehtoisesti.

8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen EU:n/ETA:n alueen ulkopuolelle

GF voi luovuttaa ja siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle sovellettavan lainsäädännön asettamien rajoitusten mukaisesti ja niiden puitteissa seuraavasti:
• sellaisen sopimuksen nojalla, joka on tehty asianomaisten GF-yksiköiden välillä ja johon sisältyy Euroopan komission vakiolausekkeet tai muut EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR) luetellut asianmukaiset suojatoimet tietojen siirtoa varten, joilla varmistetaan, että asianmukaiset tietosuojajärjestelyt ovat käytössä;
• valtuutetuille kolmansille osapuolille siltä osin kuin ne osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn tässä tietosuojailmoituksessa mainittuihin tarkoituksiin. Tällaiset valtuutetut kolmannet osapuolet voivat käsitellä henkilötietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella GF Building Flow Solutionsin ja kyseisen valtuutetun kolmannen osapuolen välisen sopimuksen mukaisesti, johon sisältyvät Euroopan komission vakiolausekkeet tai muut EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679) (GDPR) luetellut asianmukaiset suojatoimet, joilla varmistetaan, että asianmukaiset tietosuojajärjestelyt ovat käytössä. GF Building Flow Solutions velvoittaa kyseiset kolmannet osapuolet pitämään siirretyt henkilötiedot luottamuksellisina ja suojaamaan ne asianmukaisesti; tai
• suostumuksesi perusteella; tai
• sovellettavan lainsäädännön muutoin sallimalla tavalla.
Teknisistä syistä ja tietojen käyttöön liittyvistä syistä henkilötietojasi saatetaan tallentaa ulkoisten palveluntarjoajien palvelimille, jotka käsittelevät tietoja GF:n puolesta.
Henkilötietojen siirto tapahtuu yleisen tietosuoja-asetuksen ja sovellettavan pakottavan lainsäädännön mukaisesti, sellaisena kuin ne kulloinkin ovat voimassa.

9. Henkilötietojen jakaminen ja luovuttaminen

Tämän tietosuojaselosteen piiriin kuuluvia henkilötietoja käsitellään yksinomaan edellä mainittuihin tarkoituksiin, ja niitä jaetaan tai luovutetaan vain tiukasti tarpeen mukaan seuraaville vastaanottajaryhmille:
• Muut Georg Fischer -konserniin kuuluvat yritykset;
• Georg Fischer -konsernin valtuutetut ulkoiset palveluntarjoajat, ulkoiset tilintarkastajat ja/tai alihankkijat;
• Toimivaltainen viranomainen, hallitus, sääntely- tai veroviranomainen, jos se on tarpeen kyseisen Georg Fischer -konserniyhtiön lakisääteisen tai sääntelyvelvoitteen noudattamiseksi tai sovellettavan paikallisen lainsäädännön sallimalla tavalla; tai
• Siltä osin kuin se on tarpeen tai asianmukaista ehtojemme täytäntöönpanemiseksi sekä meidän, tytäryhtiöidemme, sinun tai muiden oikeuksien, yksityisyyden, turvallisuuden tai omaisuuden suojaamiseksi

10. Tietoturva- ja tallennusperiaatteet – Tekniset ja organisatoriset suojatoimenpiteet

GF Building Flow Solutions varmistaa, että riittävät tekniset ja organisatoriset henkilötietojen suojatoimenpiteet otetaan käyttöön ja ylläpidetään koko organisaatiossaan. Lisäksi GF Building Flow Solutions varmistaa, että tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen henkilötietojen siirto tai luovuttaminen kolmannelle osapuolelle tapahtuu vasta sen jälkeen, kun GF Building Flow Solutions on varmistanut riittävän tietosuojatason sopimuksilla tai muilla laissa vaadituilla keinoilla.

Tekniset suojatoimenpiteet:

Fyysinen materiaali säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on rajoitettu pääsy. Kaikki IT-järjestelmät on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmistolla. Järjestelmiin pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä, ja tiedonsiirto tapahtuu vahvasti salattujen kanavien kautta.

Organisaatiolliset suojatoimenpiteet:

GF:n organisaatiossa henkilötietojen käytöstä annetaan ohjeet, ja pääsy henkilötietoja sisältäviin IT-järjestelmiin on rajoitettu niihin henkilöihin, joilla on oikeus päästä niihin työtehtäviensä tai roolinsa perusteella ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan henkilötietoja koskevia salassapitovelvollisuuksia.

11. Kuinka kauan tietojasi säilytetään? (tietojen säilytysaika)
Toimittajan henkilötietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin GF niitä tarvitsee edellä lueteltuihin tarkoituksiin, mutta yleensä enintään kymmenen vuotta.
Potentiaalisen toimittajan henkilötietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin GF tarvitsee niitä edellä lueteltuihin tarkoituksiin, mutta yleensä enintään kaksi vuotta.

12. Rekisteröityjen oikeudet

Ellei rajoituksia sovelleta, jokaisella rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet tämän tietosuojaselosteen piiriin kuuluvien käsiteltyjen henkilötietojen osalta:

• oikeus saada pääsy kaikkiin GF:n hallussa oleviin heitä koskeviin henkilötietoihin;
• oikeus pyytää, että GF oikaisee, poistaa tai lopettaa virheellisten, tarpeettomien, puutteellisten tai vanhentuneiden henkilötietojen käytön;
• oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus, mukaan lukien vastalause kaikkea suoramarkkinointia vastaan
Kaikki pyynnöt käsitellään tehokkaimmin tämän pyyntölomakkeen kautta: Tietosuojalomake. Jos rekisteröity ei ole tyytyväinen GF:n päätöksiin tai toimenpiteisiin, hänellä on oikeus tehdä valitus maansa tietosuojaviranomaiselle.

13. Tämän tietosuojakäytännön muutokset

Huomaa, että GF voi muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain. Jos muutokset ovat kuitenkin olennaisia ja haitallisia, GF julkaisee ilmoituksen näistä muutoksista sekä tämän tietosuojakäytännön alussa että sivuston etusivulla. GF suosittelee, että tutustut tähän tietosuojakäytäntöön säännöllisesti pysyäksesi ajan tasalla muutoksista.

Mikäli sinulla on lisäkysymyksiä, ota rohkeasti yhteyttä asiakaspalveluumme tai kirjoita meille osoitteeseen dataprotection@georgfisher.com.

Viimeksi päivitetty 07.08.2025